ミーティングスケジューラシステム要求仕様書 1999.6.28 se1-09 group (種本 満/ 松本 文宏/ 山川 匡史/ 米田 美里/ 井村 誠孝)

目次

本仕様書は、大学研究室向けのミーティングスケジューラシステムの 要求仕様を記載するものである。

目的

本ミーティングスケジューラシステムは、ミーティングの開催を支援することを 目的とする。 すなわち、主催者のミーティング開催要求に対して、参加したい参加者の多くが 効率的に参加できるように日付と場所を決定する。

支援に際して必要なデータを登録・管理する機能を持つ。 管理に際してはプライバシーの保護に留意する。

また、ユーザ間のコミュニケーションによる競合解決を支援するために、 本システム上でユーザ間の通信をサポートする。

本システムは次の機能からなる。

• ミーティング開催支援機能
• データベース管理機能
• ユーザ間通信機能

ミーティング開催支援機能

ミーティング主催者による開催の通知、参加予定者の参加確認および 期間中の各日に対する予定の収集、開催日の決定、競合の解決を 支援する。

本機能は、次のような手順で実現される。

1. ミーティング主催者による開催の宣言

本システムに登録されているどのユーザもミーティングを開催できる。
ミーティングを開催したいユーザは、システムに対し、その旨を宣言する。 この際、次のような情報をシステムに入力する。

• ミーティングのテーマ、簡単な説明
  例: M2研究会発表予行演習
• 参加予定者のリスト
  ミーティングに参加してほしい人物(以下、参加予定者)を、 システムに登録されているユーザ一覧から選択する。
  この際、主催者は各ユーザに重要度を付加する。
  例: スタッフ:必須, M2: 必須, その他: 任意
  ユーザの選択にあたっては、グループを指定することが可能である。 後述のユーザ管理機能においてグループは作成される。
  また、各参加予定者に対して、必要に応じてメッセージを付加することができる。
• 会場の候補
  システムに登録されている会場一覧から選択する。
  この時点で必要なことが判明している機材があれば、 それをシステムに通知しておくと、システムは自動的に 会場の候補を絞って主催者に提示する。
• 開催予定期日
  ミーティングを開催する日の範囲を指定する。
  
  • 一日開催
  • 連続複数日開催
  • 毎週特定の曜日(複数日あり)に開催
  • 毎月開催
  などのパターンに対応できる。
• 返答期日
  各参加予定者からの返答期日を指定する。
• 開催日時決定期日
  ミーティングの開催日および開催場所を決定しなければならない最終期日を指定する。

この段階で、データベースとの照合が行われ、開催が不可能である (既に会場が別のミーティングによって使用する予定になっている、 収集済みの各参加予定者のスケジュールが一致しない、など) 場合には、参加予定者にメッセージを送る前に 主催者に再考を求める(再考支援を参照のこと)。

2. 参加予定者との送受信

ミーティングの開催が宣言されると、参加予定者に上記の情報が送られ、 各ユーザのウィンドウにメッセージの到着が表示される。 メッセージの到着時に効果音他の再生を行うことも可能とする。 また、別途メールでの通知を設定しているユーザには、 同様の内容を記載したメールも送付される。

参加者予定者は、自らのスケジュールとの兼ね合いを検討し、

• 参加可能/不可能
• 開催予定期日中、参加不可能あるいは特に好ましい日時
• 参加したい度合(出席が必須でない場合)
• 聴講から発表への切り替え
• 使用したい機材

一日のうちの時間帯の設定については、基本的にはおおまかな設定(午前/午後/夜) を用いるが、細かな設定(何時から何時まで)も可能とする。

3. 競合判断・返答収集

参加予定者からの返答は随時チェックされ、十分な返答が集まらない段階でも 開催が不可能になった場合には、その旨が主催者に提示される。
再考支援を参照のこと。

返答が期日までに集まれば次の開催日時決定フェーズに進むが、 そうでない場合には、主催者に判断を仰ぐ。 このときには、

• 返答期日を延長し、返答のない参加予定者に対して 返答を求めるメッセージを再送信する。
• 返答のない参加者を無視し、現在集まっている情報に則して 開催日時/場所を決定する。

また、例えばある必須でない参加者1人からの返事がないような 場合には、「返答を待たずに次の決定フェーズに進むべきである」といった 提案がシステム側からなされるのがよい。

返答期日が迫っても返答の集まりが悪い場合には、返答期日になる前に 主催者に通知する、あるいは参加予定者に自動的に返答を要求するメッセージを送る。 これらの、システムの自動的な応答機能はオプションとし、 主催者が使用するかしないかを設定できるものとする。

4. 開催日時決定

競合がない場合には開催日時および場所を決定する。 決定事項は各参加者に通知される。

もし、決定後に日時が変更になった場合のことを考え、 予定されている次候補の日時も同時に通知されるものとする。

5. 決定済み日時変更

決定済みの日時の変更は、次のような場合に生じる。

• 重要な参加者が、変更を申し出た場合。
• 他の、より重要なミーティングの開催が必要になった場合。

6. 再考支援

開催が不可能である場合、競合の種類に応じて システムは適切な振る舞いをする。

• 会場が他のミーティングによって使用される予定になっている
  他の同等の設備(機材、収容人数)を持つ会場があるなら、 システムはそれを主催者に提示し、変更を促す。
• 日程の弱い競合
  例えば優先度の低い参加者の都合が障害になっている場合、 優先度の低い参加者の予定の変更を求めるのがよい/もしくは 無視するのがよいと、システムが提案する。
• 日程の強い競合
  情報を提示し、ヒントを出す。
  例: 他のミーティングの情報収集により、開催予定期日を変更すれば 開催が可能であるならば、開催予定期日外であるが開催可能な日時を 主催者に提示する。
  

主催者は以下の判断を下すことができる。

• ミーティングを中止する。
• ミーティング開催予定期日を変更する。
• 会場を変更する。
• 一部参加者の意向を(泣く泣く)無視して日時を決定する。
• 一部参加者に予定の変更を求める。
• 参加者間の調整を求める。

競合の種類を判断するときの基準になる各要素の重み付けは、 システムが基準値を持っているものとするが、 主催者が変更することも可能である。

重要なことは、システムはあくまでも支援するのあり、 どれほど無理があろうとも、最終的に主催者の判断で開催を 強行することは可能である。
人間はシステムよりも絶対的に偉い。

フローチャート

以上をフローチャートにすると次のようになる。

データベース管理機能

ユーザ管理

本システムを使用するユーザを登録し、各ユーザの設定を管理する。
また、一括した情報の送信を可能とするために、 複数のユーザをひとまとめにしたグループを作成できる。

会場管理

本システムで支援するミーティングを開催する会場の情報を管理する。
各会場の情報としては、

• 規模
• 設備
• 予約状況

会場の予約状況は、別のシステムからネットワークを通して取得できる のが望ましいが、そのようなシステムが存在しないことを想定して、 ユーザが手で入力することも可能とする。

ユーザ間通信機能

競合の解決を計る際に、ユーザ間でコミュニケーションを行う必要が 生じる可能性がある。 本システムではシステムに登録されている任意のユーザとの通信を 行うことができる。文字およびファイルによる通信は必須である。 TV会議システムのように、映像および音を送ることができればなおよい。

これらの機能はメインウィンドウの隅で常時待機状態になっており、 必要になった際にはいつでも使用できなくてはならない。 インターフェース仕様の項を参照。

以下のような機能を選択的に使用可能とする。

• 一部参加/不参加通知
  複数日開催される(例:3日間、毎週など)ミーティングの一部をキャンセルする ことができる。
• メッセージのメールでの通知
  ユーザが望む場合には、システムに対するメッセージ通知の他に、 メールによる通知も同時に行える。
• 開催日直前の通知
  過去に決まった開催日時は忘れてしまいがちであるから、 あるミーティングの開催前日(ユーザが設定可能)に再通知メッセージが 表示されるようにできる。

動作環境

本システムは、ウィンドウシステム上で動作する ネットワーク接続型のアプリケーションとする。
マルチプラットフォームで動作することが望ましい。
ユーザ間のメッセージの送受信は基本的に本システム上で行い、 メールによるメッセージ通知を行うかどうかはユーザの選択に委ねられる。

GUI概要

GUIの概要は次の通りである。

• メイン画面はカレンダーのようなフォームとする。
• ウィンドウ上部にメニューバーを配し、各機能を選択する。
• 画面隅にユーザ間コミュニケーション用のフォームを配する。
• カレンダーの各日には、その日のうちどの時間帯に ミーティングの予定が入っているかがグラフィカルに表示される。
  例えば、午前中に予定が入っているならば、上半分に色が塗られる、 などである。

また、直観的な操作を可能とする。例えば、

• 日付の選択時にはマウスによる日付のクリック

各ユーザからは以下のような情報に随時アクセス可能である。

• 自分のスケジュール
  これは、カレンダー上に常にグラフィカルに表示されていることが望ましい。
• 既に開催が決定しているミーティング
• 現在予定されているミーティング
  情報収集フェーズにある場合、現時点でどの日にどれくらいの人数が 好ましい/不可能の表明をしているのかを見ることができる。 ただし、どのユーザがどのような返答をしているのかは開示されない。
• ユーザ一覧
  ユーザ間の連絡をとる際に必要である。

上記以外の情報は本人以外のユーザに開示されてはならない。

ミーティングの主催者は、それに加えて、

• 開催予定期日中の、各参加予定者の返答状況

重要なことは、必要のない情報は出来る限り隠蔽されなくてはならない、 という点である。